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Les enjeux de l’archivage électronique « à vocation probatoire »

Écrit par © Filactu le . Rubrique: Technologies

La société d’études MARKESS International annonce la parution d’une étude multiclient sur ce sujet sensible à l’horizon 2014.

Un projet stratégique

59% des décideurs considèrent l’archivage des contenus électroniques à vocation probatoire comme stratégique. La progression inexorable du numérique impose la mise en place de procédures et d’outils de conservation. Cette question de conservation est d’autant plus cruciale lorsqu’il s’agit de contenus ayant « une vocation probatoire ». Soit pour des raisons légales et réglementaires, soit pour pouvoir être opposables à des tiers en cas de litiges.

Ces contenus électroniques dits « à vocation probatoire » doivent intégrer des processus et des procédures de sécurité et de confiance (tels que l’horodatage, la signature numérique, l’empreinte du document, etc.) afin de garantir l’intégrité et la pérennité de ces contenus, et ainsi leur apporter une valeur juridique ou reconnue par des tiers.

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En filigrane apparaissent inévitablement la notion de risque associé au non?respect des règles de conservation et l’anticipation de l’absence de preuve. Pourtant, la gestion de ce risque et de son coût ne semble pas encore si évidente à déterminer pour l’ensemble des décideurs contactés pour cette étude. On pense notamment aux risques sanitaires liés à un défaut de traçabilité ou à la mise sur le marché de produits alimentaires ou pharmaceutiques contrefaisants.

DSI et directions métiers ont des points de vue différents

L’étude menée par MARKESS International montre, en effet, que pour les directions générales et les directions métiers (DAF, vente/relation client, production, RH, etc.), le projet d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire est avant tout dicté par une analyse des risques encourus en cas de non présentation du contenu original. De leur côté, les décideurs informatiques interrogés semblent plus être les garants des problématiques sécuritaires, normatives et économiques de ces projets.

La DSI arrive par ailleurs largement en tête des acteurs jouant un rôle majeur dans la décision d’investir dans un projet d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire avec 82% des décideurs qui lui reconnaissent ce rôle, loin devant les directions métiers (55%). Le choix des solutions d’archivage électronique est donc inévitablement influencé par la vision « informatique » de l’archivage, mais aussi par l’existant de l’entreprise en matière de gestion de l’information. Pour autant, ce choix ne répond pas nécessairement aux attentes des équipes fonctionnelles... Aussi, comme le souligne Hélène Mouiche, Analyste Senior, responsable de l’étude chez MARKESS International, « avec des projets d’archivage électronique encore fortement conduits en silo et la présence d’offres en mode SaaS sur le marché, il n’est pas rare de voir plusieurs solutions d’archivage cohabiter au sein d’une même entreprise, chacune gérant différentes natures de flux et de contenus électroniques ».

De plus, la variété des offres n’est pas sans accentuer la complexité des projets, ni même le flou ressenti par les décideurs face aux terminologies utilisées, à l’image de celles autour de la notion de coffre?fort. La parution prochaine de la norme AFNOR NF Z 42?020, relative aux spécifications fonctionnelles d’un composant « coffre?fort numérique » devrait contribuer à éclairer les entreprises.

Accéder à la synthèse des résultats.